CAPoC – Conditions Générales

CAPoC – Terms and conditions

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ARTICLE 1 – Définitions

Événement

Entrent dans le champ du terme « Événement » tout séminaire, colloque, symposium, journées, table ronde, discussion, groupe de travail ou assimilé, et plus spécifiquement toute activité en relation avec le congrès CAPoC.

Organisateur
La personne qui organise l’événement et assure sa mise en place et sa tenue.

Participant
Toute personne physique qui s’inscrit directement ou via un tiers (employeur, etc.) à un évènement.

Intervenant
Toute personne physique qui présente une communication (orale ou affichée) ou anime des débats/échanges ou qui intervient à une table ronde.

Comité scientifique
Composé de toute personne physique qui examine, valide ou rejette toute proposition de communication ou d’intervention.

Webmaster / Gestionnaire de site
Toute personne qui gère le site internet.

ARTICLE 2 – Champ d’application

Les présentes Conditions Générales s’appliquent, sans restriction ni réserve à toute utilisation de l’outil en ligne de gestion de réservation et, le cas échéant, à tout paiement, au titre de l’inscription à l’événement, proposés par l’Organisateur (le comité local d’organisation du CAPoC) aux Participants sur ledit site internet.

Les caractéristiques principales du service proposé (inscription, etc.) sont présentées sur le site Internet de l’événement.

Le Participant est tenu d’en prendre connaissance avant toute passation d’inscription à un événement, que cette manifestation soit effectuée sur inscription libre ou contre paiement.

Le choix de l’inscription à l’événement est de la seule responsabilité du Participant.

Les coordonnées de l’Organisateur sont mentionnées sur le site de l’événement dédié.

Ces Conditions Générales de la plateforme « Événement » sont accessibles à tout moment sur le site Internet et prévaudront, le cas échéant, sur toute autre version ou tout autre document contradictoire.

Conformément au RGPD (règlement général sur la protection des données), le Participant dispose, à tout moment, d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement et de portabilité de l’ensemble de ses données personnelles.

Le Participant déclare avoir pris connaissance :

• des présentes Conditions Générales de l’outil en ligne « Événement » et les avoir acceptées en cochant la case prévue à cet effet avant la mise en œuvre de la procédure d’inscription et de paiement en ligne,
• ainsi que des conditions générales d’utilisation du site internet dédié à l’événement.

Sauf preuve contraire, les données enregistrées par l’Organisateur constituent la preuve de l’ensemble des inscriptions et des transactions passées par le Participant via le site Internet dédié à l’événement.

La validation de l’inscription et, le cas échant du paiement, par le Participant vaut acceptation sans restriction ni réserve des présentes Conditions Générales ici à considérer comme des conditions générales de vente.

Le Participant reconnaît avoir la capacité requise pour s’inscrire et le cas échéant, payer l’inscription proposée sur le site internet de l’événement.

Ces Conditions Générales pouvant faire l’objet de modifications ultérieures, la version applicable à l’inscription voire, le cas échéant, à l’achat avec paiement portant inscription à un événement du Participant est celle en vigueur sur le site internet à la date de l’inscription ou à la date de passation de la commande.

ARTICLE 3 – Inscription à un événement

3.1. Inscription via un mandataire

Toute inscription d’une personne (mandant) par une autre personne (mandataire) à un évènement régi par la présente plateforme s’inscrit dans un mandat de la première à la seconde.

Le mandataire (celui qui inscrit une autre personne) répond non seulement de toute manœuvre frauduleuse mais encore des fautes qu’il commet dans sa gestion.

3.2. Non usurpation d’identité

Par l’acceptation des présentes conditions d’inscription, que ce soit de manière directe ou via un mandataire, le Participant s’engage à :

• ne pas tenter d’usurper l’identité d’un tiers,
• ne pas usurper l’identité d’un tiers,
• ne pas faire usage d’une ou plusieurs données de toute nature permettant de l’identifier en vue de troubler sa tranquillité ou celle d’autrui,
• ne pas porter atteinte à l’honneur ou à la considération d’autrui.

3.3. Inscription à un événement à titre gratuit

Lorsque le site propose une inscription libre (c’est-à-dire sans contrepartie) à un événement et que le Participant souhaite s’inscrire, le Participant complète les informations requises par le site.

Les informations contractuelles font l’objet d’une confirmation au plus tard au moment de la validation de l’inscription par le Participant.

Le Participant a la possibilité de vérifier le détail de son inscription gratuite et de corriger d’éventuelles erreurs avant de confirmer son acceptation.

Cette validation implique l’acceptation de l’intégralité des présentes Conditions Générales.

Il appartient donc au Participant de vérifier l’exactitude de la commande et de signaler immédiatement toute erreur.

L’inscription à l’événement ne sera considérée comme définitive qu’après l’envoi au Participant de la confirmation de l’acceptation de l’inscription par l’Organisateur, par courrier électronique.

3.4. Inscription à un événement avec commande et paiement

Lorsque le site propose une inscription à un événement contre paiement et que le Participant souhaite prendre une inscription, le Participant sélectionne sur le site dudit événement les prestations qu’il désire commander (inscription – forfaits – supplément au titre du repas de gala – etc., suivant les choix proposés par l’Organisateur).

Les informations contractuelles font l’objet d’une confirmation au plus tard au moment de la validation de l’inscription (commande) par le Participant.

Pour les inscriptions passées exclusivement sur internet, l’enregistrement et l’inscription sont réalisées lorsque le Participant accepte les présentes Conditions Générales, conditions générales valant ici Conditions Générales de Vente en cochant la case prévue à cet effet et valide sa commande.

Le Participant a la possibilité de vérifier le détail de son inscription, son prix total et de corriger d’éventuelles erreurs avant de confirmer son acceptation.

Cette validation implique l’acceptation de l’intégralité des présentes Conditions Générales et constitue une preuve du contrat de vente.

Il appartient donc au Participant de vérifier l’exactitude de la commande et de signaler immédiatement toute erreur.

Par principe, l’inscription à l’événement ne sera considérée comme définitive qu’après l’envoi par courrier électronique au Participant de la confirmation de l’acceptation de la commande par l’Organisateur, et après encaissement par celui-ci de l’intégralité du prix.

Toute commande passée sur le site internet de l’événement concerné constitue la formation d’un contrat conclu à distance entre le Participant et l’Organisateur.

L’Organisateur se réserve le droit d’annuler ou de refuser toute commande d’un Participant avec lequel il existerait un litige relatif au paiement d’une commande antérieure.

Dans le cadre des relations entre l’Organisateur et le Participant, les sommes versées d’avance sont à considérer comme des acomptes sauf lois et règlements contraires.

3.5. Captation, enregistrement ou transmission de droit de la personnalité (image – voix – propos – etc.) lors de l’événement

Dans le cadre de l’événement auquel le Participant s’inscrit, ledit Participant, par la case à cocher sur le site lors de l’inscription, confirme ou infirme le transfert de ses droits de la personnalité notamment son droit à l’image, à sa voix et à son nom à l’Organisateur de l’évènement.

S’il accepte, le Participant valide que ce transfert de droit de la personnalité vaut :

• pour la durée de vie du site de l’événement ou de la valorisation des actes de l’évènement,
• reproduction et représentation des images fixes et animées, sons et/ou de l’image du Participant, ensemble et/ou séparément, et ce intégralement et/ou partiellement,
• dans le cadre de la seule promotion de l’événement ou de ses actes.

Le site pourra alors procéder à une diffusion vidéo ou une promotion sous forme d’images animées (vidéo) ou fixes (photos) par tous modes et procédés techniques numériques, sur tous supports écrits (ce qui comprend les publi-reportages et les publi-rédactionnels qui sont des articles de présentation rédactionnelle, à l’exclusion des annonces presse), audiovisuels, informatiques (ondes, câbles, satellites, réseaux informatiques…), sur supports de type pellicule, papier, vidéo, et sur tous réseaux interactifs ou non dont le réseau mondial Internet.

Ce transfert est consenti gracieusement, pour le monde entier.

Il est entendu que cet éventuel transfert de droits de la personnalité est distinct de la liberté d’information conforme à l’intérêt légitime du public au titre de l’événement ou d’une action positive du Participant lui-même.

3.6 Déonto-vigilance – Intégrité des communications et des actes de l’événement

Aucune communication ne doit advenir sans que les travaux de recherche n’aient été validés préalablement aux plans éthique et légal dans le respect des standards nationaux et internationaux.

Tout intervenant ou Participant à l’événement s’engage donc à prendre toutes les mesures nécessaires pour présenter toute contribution, orale, écrite, fixe ou animée, ayant le plus haut niveau d’intégrité.

Dans ce cadre, tout intervenant s’engage :

• à déclarer tout lien d’intérêts et à s’abstenir en cas de risque de conflit
• à lutter contre et refuser toute situation de conflits d’intérêts.

Dans le cadre de la bonne tenue de l’événement, tout Participant détectant une conduite inappropriée en tout domaine (déontologie scientifique – relation à autrui – relation à l’environnement) en fait part sans délai à l’Organisateur.

ARTICLE 4 – Tarifs si inscription à un événement contre paiement

Les tarifs en vigueur des inscriptions proposées par l’Organisateur sont fournis sur le site internet de l’événement.

Les prix peuvent être variables en fonction du moment où l’inscription est effectuée.

Les prix sont exprimés en Euros, TTC.

Ces tarifs sont fermes et non révisables pendant leur période de validité, telle qu’indiquée sur le site internet de l’événement concerné, l’Organisateur se réservant le droit, en dehors de cette période de validité, de modifier les prix à tout moment.

Le paiement demandé au Participant correspond au montant total de l’inscription (valant ici achat), y compris les frais afférents.

Un reçu est établi par l’Organisateur. Ce reçu est remis au Participant lors de la confirmation de l’inscription. Elle est conforme aux options proposées par le site de l’événement concerné (envoi par courrier électronique ou par voie postale).

ARTICLE 5 – Conditions de paiement

Par principe, le prix est payable comptant, en totalité au jour de l’inscription (valant ici commande) par le Participant, selon les modalités précisées ci-dessus,

• par carte bancaire,
• par virement bancaire.

Les données de paiement sont échangées en mode crypté et sous-traitée par la société PayPal™.

L’Organisateur se tient à disposition des Participants aux fins d’éventuels ajustements des modalités de facturation requis au titre de la gestion comptable desdits Participants.

Aucun frais supplémentaire, supérieur aux coûts supportés par l’Organisateur pour l’utilisation d’un moyen de paiement ne pourra être facturé au Participant.

ARTICLE 6 – Fourniture des Prestations : la tenue de l’événement

6.1. Événement à titre gratuit

L’Organisateur s’engage à faire ses meilleurs efforts pour organiser l’événement.

Si l’événement est annulé ou déplacé à une autre date que celle initialement prévue pour toute autre cause que la force majeure ou le fait du Participant, l’Organisateur informe le Participant sans délai et le plus tôt possible de cette évolution.

6.2. Événement avec inscription contre paiement

Les inscriptions commandées par le Participant seront fournies lors de la tenue de l’événement dans les conditions prévues aux présentes Conditions Générales complétées par les conditions particulières de vente accessibles sur le site de l’événement concerné.

L’Organisateur s’engage à faire ses meilleurs efforts pour fournir les prestations commandées par le Participant, dans le cadre d’une obligation de moyen et dans les délais ci-dessus précisés.

Si l’événement est annulé ou déplacé à une autre date que celle initialement prévue pour toute autre cause que la force majeure ou le fait du Participant, la vente pourra être résolue à la demande écrite du Participant.

Les sommes versées par le Participant lui seront alors restituées au plus tard dans les quatorze jours qui suivent la date de dénonciation de l’événement.

L’identification de l’Organisateur est inscrite sur le site de l’événement.

ARTICLE 7 – Droit de rétractation

7.1 Rétractation en cas d’événement sur inscription à titre gratuit

Le Participant dispose d’un droit de rétractation. Il informe l’Organisateur au plus tôt en suivant les règles de bienséance de cette évolution quant à sa non-participation.

7.2 Rétractation en cas d’événement sur inscription contre paiement

Le Participant dispose, conformément à la loi d’un délai de rétractation de 14 jours à compter de la conclusion du contrat pour exercer son droit de rétractation auprès de l’Organisateur et annuler sa commande, sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalité, à fin d’échange ou de remboursement. Si l’exécution des prestations a commencé, le Participant reconnait abandonner son droit au délai de rétractation.

Le droit de rétractation est exercé en ligne uniquement, à l’aide du formulaire de rétractation disponible sur le site internet « événement », auquel cas un accusé de réception sera immédiatement communiqué, par tout moyen écrit, au Participant par l’Organisateur.

En cas d’exercice du droit de rétractation dans le délai susvisé, seul le prix des prestations à l’événement commandées est remboursé. Les services éventuels complémentaires d’hébergement résidentiel, de services de transport de biens, de locations de voitures, de restauration ou d’activités de loisirs, parce qu’ils doivent être fournis à la date de l’événement ne peuvent être rétractés.

Une demande de rétraction dûment introduite en-dehors du délai susvisé et formulée jusqu’à trois mois avant l’événement sera entrièrement remboursée. Toute demande introduite entre 1 à 3 mois avant la tenue du congrès sera remboursée de moitié (50% des frais de participation). Toute demande de rétractation formulée jusqu’à un mois avant la tenue de l’événement sera due dans son intégralité.

Le remboursement des sommes effectivement réglées par le Participant sera effectué dans un délai de quatorze jours (au plus tard 14 jours) à compter de la réception, par l’Organisateur, de la notification de la rétractation du Participant.

ARTICLE 8 – Responsabilité de l’Organisateur

8.1 Responsabilité au titre des engagements

L’Organisateur est soumis à une obligation générale sur les résultats visés du fait de l’organisation de l’évènement.

Toute personne Participant à l’évènement s’oblige à contrôler les prestations attendues. En cas d’anomalie entre sa réservation et le service livré, elle en informe immédiatement l’Organisateur.

8.2 Limitation de la responsabilité de l’Organisateur

La garantie de l’Organisateur est limitée au remboursement des prestations à l’événement effectivement payées par le Participant.

L’Organisateur ne pourra être considéré comme responsable ni défaillant pour tout retard ou inexécution consécutif à la survenance d’un cas de force majeure reconnu par la loi et la jurisprudence belges.

Les inscriptions et les éventuels services complémentaires fournis par l’intermédiaire du site Internet du site événement concerné de l’Organisateur sont conformes à la réglementation en vigueur en Belgique.

La responsabilité de l’Organisateur ne saurait être engagée en cas de non-respect de la législation du pays dans lequel le Participant se situe.

ARTICLE 9 – Protection des données à caractère personnel dans le cadre de la participation à un évènement

Le CAPoC respecte le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données).

Pour plus d’information: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/

ARTICLE 10 – Propriété intellectuelle

Le contenu du site internet de l’événement est régi par les conditions générales d’utilisation du site.

ARTICLE 11 – Droit applicable – Langue

Les présentes Conditions Générales et les opérations qui en découlent sont régies et soumises au droit belge.

Les présentes Conditions Générales de Vente sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues étrangères, seul le texte français ferait foi en cas de litige.

ARTICLE 12 – Litiges en cas d’événement avec inscription à titre payant

Tous les litiges auxquels les opérations d’achat et de vente conclues en application des présentes conditions générales en l’espèce devant alors être considérées comme des conditions générales de vente pourraient donner lieu, concernant tant leur validité, leur interprétation, leur exécution, leur résiliation, leurs conséquences et leurs suites et qui n’auraient pu être résolues entre le vendeur et le Participant seront soumis aux tribunaux compétents dans les conditions de droit commun.

En cas de litige relatif à la validité, à l’interprétation, à l’exécution ou à la rupture des présentes conditions générales, les parties s’engagent à recourir à la médiation préalablement à tout autre mode de résolution des conflits.

Les parties désignent dès lors un médiateur agréé par la Commission Fédérale de Médiation (Bd Simon Bolivar, 30 (WTC 111) à 1000 Bruxelles – https://www.cfm-fbc.be/fr) de commun accord ou chargent un tiers de cette désignation.

Une fois le médiateur désigné, les parties définissent entres-elles, avec l’aide du médiateur, les modalités d’organisation de la médiation et la durée du processus.

Chacune des parties peut mettre fin à la médiation à tout moment, sans que cela ne lui porte préjudice.

En cas d’échec de la médiation, seuls les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles seront compétents.

ARTICLE 13 – Information précontractuelle – Acceptation du Participant en cas d’événement avec inscription à titre payant

Le Participant reconnaît avoir eu communication, préalablement à la passation de son inscription (sa commande et à la conclusion du contrat, d’une manière lisible et compréhensible, des présentes Conditions Générales et de toutes les informations utiles notamment les informations suivantes :

• les caractéristiques essentielles de l’événement, compte tenu du support de communication utilisé et du service concerné ;
• le prix de l’inscription à l’événement et des éventuels frais annexes ;
• la date à laquelle l’Organisateur s’engage à tenir l’événement ;
• les informations relatives à l’identité du Prestataire, à ses coordonnées postales, téléphoniques et électroniques, et à ses activités, si elles ne ressortent pas du contexte,
• les informations relatives aux garanties légales et contractuelles et à leurs modalités de mise en œuvre ;
• les fonctionnalités du contenu numérique et, le cas échéant, à son interopérabilité ;
• la possibilité de recourir à une médiation conventionnelle en cas de litige ;
• les informations relatives au droit de rétractation (existence, conditions, délai, modalités d’exercice de ce droit et formulaire type de rétractation), aux modalités de résiliation et autres conditions contractuelles importantes.
• les moyens de paiement acceptés.

Le fait pour une personne physique (ou morale), de s’inscrire à un événement et donc de commander sur le site Internet de l’événement concerné emporte adhésion et acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales et obligation au paiement des Services commandés, ce qui est expressément reconnu par le Participant, qui renonce, notamment, à se prévaloir de tout document contradictoire, qui serait inopposable à l’Organisateur et au Prestataire.

Translated version of terms and conditions.

CAPoC – General Conditions 

ARTICLE 1 – Definitions 

Event 

Any seminar, colloquium, symposium, days, round table, discussion, working group or similar, and more specifically any activity related to the CAPoC congress, fall within the scope of the term “Event”. 

Organizer 

The person who organizes the event and ensures it is set up and held. 

Participant 

Any natural person who registers directly or through a third party (employer, etc.) for an event. 

Speaker 

Any natural person who presents a communication (oral or displayed) or leads debates / exchanges or who speaks at a round table. 

Scientific committee 

Composed of any natural person who examines, validates or rejects any communication or intervention proposal. 

Webmaster / Site manager 

Anyone who manages the website. 

 

ARTICLE 2 – Scope 

These General Conditions apply, without restriction or reservation to any use of the online reservation management tool and, where applicable, to any payment, for registration to the event, offered by the Organizer (the local CAPoC organizing committee) to Participants on said website. 

The main characteristics of the service offered (registration, etc.) are presented on the event website. 

The Participant is required to take note of it before any registration for an event, whether this event is carried out on free registration or against payment. 

The choice of registration for the event is the sole responsibility of the Participant. 

The Organizer’s contact details are mentioned on the dedicated event website. 

These General Conditions of the “Event” platform are accessible at any time on the website and will prevail, where applicable, over any other version or any other contradictory document. 

In accordance with the GDPR (general data protection regulations), the Participant has, at any time, a right of access, rectification, opposition, erasure and portability of all of his personal data. . 

 

The Participant declares to have read: 

 

• these General Conditions of the “Event” online tool and have accepted them by checking the box provided for this purpose before implementing the online registration and payment procedure, 
• the general conditions of use of the website dedicated to the event. 

Unless proven otherwise, the data recorded by the Organizer constitutes proof of all registrations and transactions made by the Participant via the website dedicated to the event. 

The validation of the registration and, if necessary of the payment, by the Participant constitutes acceptance without restriction or reservation of these General Conditions here to be considered as general conditions of sale. 

The Participant acknowledges having the required capacity to register and, if applicable, pay for the registration offered on the event website. 

These General Conditions may be subject to subsequent modifications, the version applicable to registration or, where applicable, to purchase with payment relating to registration for a Participant’s event is the one in force on the website on the date of registration. registration or on the date the order is placed. 

 

ARTICLE 3 – Registration for an event 

3.1. Registration via an agent 

Any registration of a person (principal) by another person (agent) to an event governed by this platform is part of a mandate from the first to the second. 

The agent (the one who registers another person) is answerable not only for any fraudulent maneuver but also for mistakes he commits in his management. 

 

3.2. No identity theft 

By accepting these registration conditions, either directly or through an agent, the Participant agrees to: 

not to attempt to usurp the identity of a third party, 

not to usurp the identity of a third party, 

not to make use of one or more data of any kind allowing him to be identified in order to disturb his peace or that of others, 

not to undermine the honor or consideration of others. 

3.3. Free event registration 

When the site offers free registration (that is to say without consideration) for an event and the Participant wishes to register, the Participant completes the information required by the site. 

 

Contractual information is subject to confirmation at the latest at the time of validation of the registration by the Participant. 

The Participant has the possibility to check the details of his free registration and to correct any errors before confirming his acceptance. 

This validation implies acceptance of all of these General Conditions. 

It is therefore up to the Participant to verify the accuracy of the order and to report immediately any error. 

Registration for the event will only be considered final after sending the Participant confirmation of acceptance of the registration by the Organizer, by email. 

 

3.4. Registration for an event with order and payment 

When the site offers registration for an event against payment and the Participant wishes to register, the Participant selects on the site of said event the services he wishes to order (registration – packages – supplement for the gala dinner – etc. , depending on the choices offered by the Organizer). 

Contractual information is subject to confirmation at the latest at the time of validation of the registration (order) by the Participant. 

For registrations made exclusively on the internet, registration and registration are carried out when the Participant accepts these General Conditions, general conditions which apply here General Conditions of Sale by checking the box provided for this purpose and validating their order. 

The Participant has the possibility to check the details of his registration, its total price and to correct any errors before confirming his acceptance. 

This validation implies acceptance of all of these General Conditions and constitutes proof of the sales contract. 

It is therefore the Participant’s responsibility to verify the accuracy of the order and to immediately report any errors. 

In principle, registration for the event will only be considered final after the Participant has sent confirmation of acceptance of the order by e-mail by the Organizer, and after receipt by the latter of the payment. full price. 

Any order placed on the website of the event concerned constitutes the formation of a contract concluded at a distance between the Participant and the Organizer. 

The Organizer reserves the right to cancel or refuse any order from a Participant with whom there is a dispute relating to the payment of a previous order. 

In the context of the relationship between the Organizer and the Participant, the sums paid in advance are to be considered as down payments except for laws and regulations to the contrary. 

 

3.5. Capture, recording or transmission of personality rights (image – voice – words – etc.) during the event 

As part of the event for which the Participant is registering, said Participant, through the checkbox on the site during registration, confirms or denies the transfer of his personality rights, in particular his right to image, by his voice and his name to the Organizer of the event. 

 

If he/she accepts, the Participant validates that this transfer of personality rights is worth: 

• for the lifetime of the event site or the valuation of the acts of the event, 
• reproduction and representation of still and moving images, sounds and / or the Participant’s image, together and / or separately, and in full and / or partially, 
• solely for the promotion of the event or its actions. 

The site may then proceed to a video broadcast or a promotion in the form of moving images (video) or still images (photos) by any digital technical means and process, on any written media (which includes infomercials and advertisements). editorial which are editorial presentation articles, excluding press announcements), audiovisual, computer (waves, cables, satellites, computer networks, etc.), on media such as film, paper, video, and on all networks, interactive or not including the global Internet network. 

This transfer is granted free of charge, for the whole world. 

It is understood that this possible transfer of personality rights is distinct from the freedom of information in accordance with the legitimate interest of the public in respect of the event or of a positive action by the Participant himself. 

 

3.6 Deonto-vigilance – Integrity of communications and acts of the event 

No communication should take place without the research work having been ethically and legally validated in accordance with national and international standards. 

Any speaker or Participant in the event therefore undertakes to take all necessary measures to present any contribution, oral, written, fixed or animated, with the highest level of integrity. 

In this context, all stakeholders undertake: 

• to declare any relationship of interest and to abstain in the event of a risk of conflict 
• to fight against and refuse any situation of conflicts of interest. 

As part of the proper conduct of the event, any Participant detecting inappropriate conduct in any area (scientific ethics – relationship with others – relationship with the environment) immediately informs the Organizer. 

 

ARTICLE 4 – Prices if registration for an event against payment 

The current rates for registrations offered by the Organizer are provided on the event website. 

Prices may vary depending on when registration is made. 

The prices are expressed in Euros, including VAT. 

 

These prices are firm and not revisable during their period of validity, as indicated on the website of the event concerned, the Organizer reserving the right, outside this period of validity, to modify the prices at any time. . 

The payment requested from the Participant corresponds to the total amount of the registration (worth here as a purchase), including the related costs. 

A receipt is issued by the Organizer. This receipt is given to the Participant upon confirmation of registration. It complies with the options offered by the site of the event concerned (sending by email or post). 

 

ARTICLE 5 – Payment terms 

In principle, the price is payable in cash, in full on the day of registration (here being an order) by the Participant, according to the terms specified above, 

by credit card, 

Wire Transfer. 

Payment data is exchanged in encrypted mode and subcontracted by the company PayPal ™. 

The Organizer remains at the disposal of the Participants for the purposes of any adjustments to the billing terms required for the accounting management of said Participants. 

No additional costs, greater than the costs borne by the Organizer for the use of a means of payment, may be billed to the Participant. 

 

ARTICLE 6 – Provision of Services: the holding of the event 

6.1. Free event 

The Organizer undertakes to use its best efforts to organize the event. 

If the event is canceled or moved to a date other than that initially scheduled for any cause other than force majeure or the fact of the Participant, the Organizer shall inform the Participant without delay and as soon as possible of this development. 

 

6.2. Event with registration against payment 

Registrations ordered by the Participant will be provided when the event is held under the conditions provided for in these General Conditions supplemented by the special conditions of sale accessible on the site of the event concerned. 

The Organizer undertakes to make its best efforts to provide the services ordered by the Participant, as part of an obligation of means and within the deadlines specified above. 

 

If the event is canceled or moved to a date other than that initially scheduled for any reason other than force majeure or the fact of the Participant, the sale may be resolved at the written request of the Participant. 

The sums paid by the Participant will then be returned to him no later than fourteen days following the date of termination of the event. 

The Organizer’s identification is entered on the event site. 

 

ARTICLE 7 – Right of withdrawal 

7.1 Withdrawal after free registration  

The Participant has a right of withdrawal. He informs the Organizer as soon as possible by following the rules of decorum of this change with regard to his non-participation. 

 

7.2 Withdrawal after  paid registration  

The Participant has, in accordance with the law, a withdrawal period of 14 days from the conclusion of the contract to exercise his right of withdrawal from the Organizer and cancel his order, without having to justify reasons or pay any penalty, at the end of an exchange or refund. If the performance of the services has started, the Participant acknowledges giving up his right to the withdrawal period. 

The right of withdrawal is exercised online only, using the withdrawal form available on the “event” website, in which case an acknowledgment of receipt will be immediately communicated, by any written means, to the Participant by the Organizer. 

If the right of withdrawal is exercised within the aforementioned period, only the price of the event services ordered will be reimbursed. Any additional residential accommodation, goods transport services, car rental, catering or leisure activities, because they must be provided on the date of the event cannot be retracted. 

 

A withdrawal request duly submitted outside the aforementioned period and made up to three months before the event will be fully reimbursed. Any request submitted between 1 to 3 months before the congress will be reimbursed by half (50% of the participation fees). Any withdrawal request made up to one month before the event takes place will be due in full. 

 

The reimbursement of the sums actually paid by the Participant will be made within fourteen days (at the latest 14 days) from the receipt, by the Organizer, of the Participant’s notification of withdrawal. 

 

ARTICLE 8 – Responsibility of the Organizer 

8.1 Responsibility for title of commitments 

The Organizer is subject to a general obligation on the results targeted due to the organization of the event. 

 

Anyone participating in the event undertakes to monitor the expected services. In the event of an anomaly between its reservation and the service delivered, it immediately informs the Organizer. 

 

8.2 Limitation of the Organizer’s liability 

The Organizer’s guarantee is limited to the reimbursement of event services actually paid by the Participant. 

 

The Organizer cannot be considered responsible or at fault for any delay or non-performance resulting from the occurrence of a case of force majeure recognized by Belgian law and case law. 

 

Registrations and any additional services provided through the website of the relevant event site of the Organizer comply with the regulations in force in Belgium. 

 

The Organizer cannot be held liable in the event of non-compliance with the legislation of the country in which the Participant is located. 

 

ARTICLE 9 – Protection of personal data in the context of participation in an event 

The CAPoC complies with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Regulation on data protection). 

 

For more information: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ 

 

ARTICLE 10 – Intellectual property 

The content of the event website is governed by the general conditions of use of the site. 

 

ARTICLE 11 – Applicable law – Language 

These General Conditions and the operations resulting from them are governed and subject to Belgian law. 

 

These General Conditions of Sale are written in French. In the event that they are translated into one or more foreign languages, only the French text will prevail in the event of a dispute. 

 

ARTICLE 12 – Disputes in the event of an event with registration for a fee 

All disputes to which the purchase and sale transactions concluded in application of these general conditions in this case must then be considered as general conditions of sale could give rise, concerning their validity, interpretation, execution, termination. , their consequences and their consequences and which could not be resolved between the seller and the Participant will be submitted to the competent courts under the conditions of common law. 

 

In the event of a dispute relating to the validity, interpretation, execution or breach of these general conditions, the parties undertake to resort to mediation prior to any other method of dispute resolution. 

 

The parties therefore appoint a mediator approved by the Federal Mediation Commission (Bd Simon Bolivar, 30 (WTC 111) in 1000 Brussels – https://www.cfm-fbc.be/fr) by mutual agreement or instruct a third party to this designation. 

 

Once the mediator has been appointed, the parties define among themselves, with the help of the mediator, the modalities of organization of the mediation and the duration of the process. 

 

Either party can terminate mediation at any time, without prejudice to it. 

 

In the event that mediation fails, only the courts of the judicial district of Brussels will be competent. 

 

ARTICLE 13 – Pre-contractual information – Acceptance of the Participant in the event of an event with registration for a fee 

The Participant acknowledges having had communication, prior to placing his registration (his order and the conclusion of the contract, in a readable and understandable manner, of these General Conditions and all the useful information, in particular the following information: 

• the essential characteristics of the event, taking into account the communication medium used and the service concerned; 
• the price of registration for the event and any additional costs; 
• the date on which the Organizer undertakes to hold the event; 
• information relating to the identity of the Service Provider, its postal, telephone and electronic contact details, and its activities, if it is not apparent from the context, 
• information relating to legal and contractual guarantees and their implementation methods; 
• the functionalities of the digital content and, where applicable, its interoperability; 
• the possibility of resorting to conventional mediation in the event of a dispute; 
• information relating to the right of withdrawal (existence, conditions, deadline, modalities of exercise of this right and standard form of withdrawal), the terms of termination and other important contractual conditions. 
• the accepted payment methods. 

The fact for a natural (or legal) person to register for an event and therefore order on the website of the eventconcerned implies full adherence and acceptance of these General Conditions and obligation to pay for the Services ordered, which is expressly recognized by the Participant, who waives, in particular, to rely on any contradictory document, which would be unenforceable against the Organizer and to the Provider.